Meeting Agenda Softwarevergleich

Für diesen Vergleich von Meeting Protokollsoftware haben wir 4 Web-basierende Anwendungen ausgesucht, die in Funktionsumfang und Erscheinungsbild eher auf den professionellen Markt zielen. Wir haben MeetingKing, MeetingBooster, LessMeeting und YAM ausgewählt, die zu den professionelleren Anwendungen zählen; allerdings könnte mancher Nutzer auch an ZippyMeetings und MeetingSense interessiert sein.

Mit all diesen Anwendungen sind die Prozesse beim Abhalten eines Meetings und dem Führen des Protokolls wesentlich einfacher als mit Papier und Stift oder mit MS Word.

Professionelle Meeting Protokollsoftware wird oft für Gesellschaftsversammlungen, Vorstandssitzungen und Mitarbeiterversammlungen verwendet. Deshalb konzentriert sich der Vergleich auf Funktionen, die dabei wichtig sind.

Meeting Agenda-Software – Vergleich im Detail

  • Nicht verfügbar: 0
  • Schlechteste: 1
  • Unterdurchschnittlich: 2
  • Durchschnittlich: 3
  • Überdurchschnittlich: 4
  • Beste: 5
  Meeting Booster Less Meeting Meeting King Yet Another Meeting
Gesamt 222 88 52 51
Integration in E-Mail Systeme
Outlook 5 4 0 0
Gmail 3 4 4 4
Andere 3 4 4 4
Meeting-Vorbereitung
Planung 5 4 3 4
Kalender-Sync 4 4 1 1
Konfliktdetektor 5 0 0 0
Agenda 5 3 3 3
Zeitverteilung 5 0 0 0
Referent-Identifikation 5 1 1 1
Vorbereitende Aufgaben 4 2 2 2
Durchführen des Meetings
Funktionszuweisung 5 0 0 0
Notizen-Machen 5 3 3 3
Teilnehmer-zugewiesen 5 0 0 0
Aufgabenzuweisung 4 4 4 4
Meeting tools 4 0 0 3
Parken 5 4 4 3
Nach dem Meeting
Meeting-Protokoll 5 4 3 3
Zugriffskontrolle 5 3 3 2
Signieren der Seite 4 0 0 0
Archiv 4 4 3 3
Aufgabenmanagement 4 3 4 3
Erinnerungen 4 2 2 2
Suchen 5 3 3 3
Ergebnisse kombinieren / speichern 4 0 0 0
Performance Analytics
Dashboards
Anwesenheit 5 3 0 0
Kosten 5 2 0 0
Globaler Aufgabenstatus 5 2 0 0
KPI Berichte
Beste Meetings 5 0 0 0
Bester Gastgeber 5 0 0 0
Bester Teilnehmer 5 0 0 0
Gelegenheits-Berichte
Effizienz verbessern 5 0 0 0
Kosten reduzieren 5 0 0 0
Feedback
Performance-Bewertung 5 4 2 1
Verborgene Stärken 5 0 0 0
Blinde Flecken 5 0 0 0
Admin
Berechtigungssystem 5 2 2 2
Sicherheitsfunktionen 5 0 0 0
Nutzerhierarchie 4 0 0 0
Teams 4 3 1 0
Active Directory 4 0 0 0
Einzelanmeldung 4 0 0 0
Protokolldatei 4 0 0 0
Hosting
Dezidiertes Hosting 5 0 0 0
Lokales hosting 5 0 0 0
Hosting Partner Zertifikate
HIPPA 5 3 0 0
SAS70 5 5 0 0
Safe Harbor 5 3 0 0
ISO 27001 5 5 0 0
Gesamt 222 88 52 51

Integration

Eine Meeting Agenda-Software, die in eine Firmenumgebung integriert werden soll, muss naturgemäß mit bereits vorhandener Software zusammenarbeiten. MeetingBooster und LessMeeting besitzen ein Outlook-PlugIn, mit dem der Nutzer Kalenderdaten der beiden Systeme miteinander synchronisieren kann.

Das PlugIn erlaubt auch den schnellen Zugriff auf Kontakte, was u.a. beim Erstellen der Einladungen hilfreich ist. MeetingBoosters Integration geht allerdings noch weiter, indem das Agendamodul direkt aus Outlook heraus aufgerufen werden kann.

Alle Programme erlaubten die Einbindung eines iCal-Feed für Teilnehmer, die mit Gmail oder anderen E-Mail-Clients arbeiten.

MeetingBooster arbeitet außerdem mit Screen Sharing-Tools, wie GoToMeeting und WebEx zusammen. So können die Daten zu MeetingBooster und einem entsprechenden Webinar in einer einzigen Einladung übermittelt werden, was diesen Prozess sehr erleichtert.

Agenda-Erinnerungen

Beim Planen eines Meetings ist der Organisator oft noch nicht in der Lage, die gesamte Agenda festzulegen. MeetingBooster war die einzige Meeting Agenda-Software, die den Organisator daran erinnert, dass er die Agenda vor dem Meeting noch nicht fertiggestellt bzw. noch nicht versendet hat.

Erstellen der Agenda

MeetingBoosters Meeting Agenda-Modul schien zum Erstellen der Agenda am besten geeignet zu sein. Die anderen Programme verwenden das gleiche Modul fürs Erstellen der Agenda und fürs Führen des Protokolls. Ein spezifisches Agenda-Modul ist jedoch sinnvoll, um Themen bereits vor dem eigentlichen Meeting vorzubereiten.

So kann die Zeit währen des Meetings besser genutzt werden, da die Teilnehmer sie betreffenden Themen bereits vorab nennen und vorbereiten konnten und sie nicht spontan während des Meetings einbringen.

MeetingBoosters Agenda-Modul ist von der Bedienung her dem eines Standard MS Office-Programms sehr ähnlich, u.a. durch die Symbol im Menüband – und deshalb leicht zu lernen und anzuwenden.

Meeting Agenda-Vorlagen

Der Prozess des Erstellens einer Meeting-Agenda kann – wie erwähnt – ziemlich schwierig sein. MeetingBooster war die einzige Meeting-Agenda-Software, die verschiedene Vorlagen im Business-Stil bot, die beim Erstellen der Agenda helfen. Diese Vorlagen ließen sich nach Belieben anpassen, was sie ausgesprochen hilfreich macht.

Außerdem gab es hier in MeetingBooster die Option, Agendas vergangener Meetings beim Erstellen einer neuen zu verwenden.

Themen: Dauer und Referenten

Das Erstellen der Agenda-Themen ist nur ein Teil des Gesamtprozesses. Für bestimmte Themen sind zum Beispiel ganz bestimmte Personen als Referent erforderlich. Außerdem lohnt es sich, die für ein Thema benötigte Zeit sehr sorgfältig zu überdenken.

MeetingKing, LessMeeting und YAM erlaubten ein sehr schnelles, unkompliziertes Erstellen der Agenda, allerdings gab es keine Option, um jeweils einen Referenten für ein Thema zu bestimmen. Das kann zwar von Hand nachgetragen werden; allerdings muss er manuell eingefügt und kann nicht einfach aus einer Liste ausgewählt werden, wie in MeetingBooster.

Das Berechnen und Verteilen von Zeiträumen für die einzelnen Themen ist eine der schwierigeren Teile des Erstellens der Meeting-Agenda. Beim Hinzufügen bzw. Entfernen von Themen erlauben MeetingKing, LessMeeting und YAM das Hinzufügen von Zeiten, allerdings war MeetingBoosters einzigartiges Zeitverteilungs-Feature darüber hinaus ausgesprochen hilfreich.

Hier können zwar Zeiten auch manuell eingegeben werden, man kann aber die verfügbare Zeit auch automatisch zwischen bestimmten Themen aufteilen. Die Option, wichtige Themen davon auszuschließen macht das Ganze gerade für den geschäftlichen Bereich – und hier speziell bei großen Meeting-Agendas – sehr nützlich.

Geparkte Themen

Alle vier Meeting-Agenda Software-Tools erlaubten das Hinzufügen von zuvor geparkten Themen in der Agenda eines neuen Meetings. Der Unterschied ist allerdings, ob und welche Themen während des Meetings geparkt und dann übernommen werden können.

MeetingKing, LessMeeting und YAM erlaubten lediglich das Parken von Hauptthemen, während MeetingBooster dies für Themen jeder Ebene leistet, sodass man sich hier auf die wirklich relevanten (Unter-)Themen beschränken kann.

Vorbereitende Aufgaben

Beim Erstellen einer Meeting-Agenda stellt man oft fest, dass Teilnehmer „ihre“ Themen und Diskussionen vorbereiten sollten. MeetingBooster war diesbezüglich die einzige Meeting-Agenda Software, mit der man vorbereitende Aufgaben notieren und einem Thema der Agenda zuweisen konnte.

Diese Aufgaben werden automatisch vor dem Meeting an die betreffenden Teilnehmer versandt: Ein sehr sinniges Feature, um die Effektivität zu steigern und sicherzustellen, dass alle optimal vorbereitet sind.

Zusammenarbeit die der Meeting Agenda

Beim Erstellen einer Meeting-Agenda kann die Mitarbeit von Anderen oft hilfreich sein, ein optimales Ergebnis zu erzielen, MeetingKing und LessMeeting verwenden Standard-E-Mails, um Themenvorschläge zu machen, während MeetingBooster dem Organisator ermöglicht, einen oder mehrere „Co-Gastgeber“ fürs Meeting zu bestimmen. Die Rolle des Co-Gastgebers ermöglicht dem betreffenden Nutzer, sich ins System einzuloggen und beim Erstellen der Agenda mitzuarbeiten.

Verteilen der Meeting Agenda

Wenn jemand die Einladung zu einem Meeting erhält, profitiert er natürlich davon, gleichzeitig auch gleich die Agenda zu erhalten. Standardinformationen, wie Datum, Beginn und Teilnehmer waren diesbezüglich in allen vier Meeting Agenda-Softwaretools möglich.

MeetingBooster fügt außerdem den „Zweck“ des Meetings hinzu; LessMeeting bietet hier das „Ziel“ des Meetings an. Damit weiß der Betreffende von vornherein, worum es bei dem Meeting geht. Wir fanden die Art, auf die MeetingBooster die Agenda im Einzelnen aufbaut, professioneller als bei den anderen. Außerdem werden hier verschieden Ansichten und Layouts der Agenda angeboten, u.a. die Einbindung einer Titelseite oder eines Firmenlogos.

Die Agenda wurde automatisch als PDF an die Teilnehmer verteilt und übers Online-System erreichbar.

Zusammenfassung

Zusammenfassend kann man sagen, dass in diesem Vergleichstest professioneller Meeting Agenda-Software alle vier Anwendungen eindrucksvolle Funktionen bieten und eine gute Wahl für die Vereinfachung von Meetings-Prozessen im Unternehmen darstellen.

Comparison chart

MeetingBooster schnitt bei diesem Vergleich dank seinem MS Office-ähnlichen Stil und seinen mächtigen Funktionen (Agenda-Vorlagen, Zeitverteilung und vorbereitende Aufgaben) am besten ab. Insgesamt scheint uns MeetingBooster das professionellste Werkzeug auch für große Unternehmen zu sein, während die anderen drei eher auf kleinere Unternehmen fokussieren.