Meeting Agenda

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen und Tipps zum Thema Erstellen einer Agenda.

Eine Meeting Agenda ist nichts weiter als eine Liste von Themen bzw. Aktivitäten, die im Rahmen eines Meetings behandelt werden sollen. Die Themen einer Agenda werden in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie abgehandelt werden sollen.

Sie werden mit einem Zeitfenster versehen, das sicherstellt, dass sicherstellt, dass genügend Zeit zur Besprechung reserviert ist. Meeting Agendas beginnen üblicherweise mit der Feststellung der Anwesenheit und enden oft mit einer Vertagung. Statt des Begriffs‚ Agenda' spricht man auch oft (noch) von der‚ Tagesordnung'.

Meeting Agenda Tipps

Beim Erstellen einer Meeting Agenda sind verschiedene Dinge zu beachten. Hier eine Checkliste von Agenda Tipps, die beim Erstellen einer effektiven Meeting Agenda helfen können:

  • Verwenden Sie Brainstorming-Tools oder Agenda Software, um die Agenda zu skizzieren
  • Durchsuchen Sie frühere Meeting Agendas nach Ideen und Formatierungen
  • Erfragen Sie Vorschläge für Agenda-Themen von Teilnehmern
  • Übernehmen Sie wichtige, offene Themen von früheren Meetings
  • Denken Sie daran, Pausen einzufügen
  • Stimmen Sie mit den Referenten ab, wann und worüber diese referieren
  • Erstellen und verteilen Sie die Agenda noch vor dem Meeting
  • Delegieren Sie vorbereitende Aufgaben an die Teilnehmer
  • Legen Sie fest, welche Teilnehmer unbedingt erforderlich sind

Mit der Vorbereitung des Meetings ist bereits die Hälfte geschafft; gehen Sie rücksichtsvoll mit der Zeit der Teilnehmer um und machen Sie das Beste aus jedem Meeting.

Abarbeiten der Meeting Agenda

Eine Meeting Agenda ist der Ablaufplan für die Durchführung des Meetings; stellen Sie sicher, dass er eingehalten wird. Wenn Diskussionen drohen, das Meeting aus dem Ruder laufen zu lassen, ist es die Verantwortung des Organisators, dieses wieder „in die Spur“ zu bringen. Hier einige Vorschläge zur Durchführung eines Meetings:

  • Bestimmen Sie noch vor Beginn des Meetings einen Protokollführer
  • Stellen Sie sicher, dass sich während des Meetings alle Teilnehmer entsprechend engagieren
  • Sorgen Sie dafür, dass die für ein Thema vorgesehene Zeit eingehalten wird
  • Falls sich ein Thema über die geplante Zeit hinaus hinzieht, ist dies mit den Teilnehmern abzuklären, bevor fortgefahren wird.

Für größere Unternehmen, in denen viele Meetings stattfinden, bietet sich die Verwendung eines Meeting Management-Systems an.

Format der Meeting Agenda

Es gibt viele, verschiedene Agenda-Formate – und einige Unternehmen haben dazu auch spezielle Richtlinien, um die Meeting-Aktivitäten zu optimieren. Nachfolgend finden Sie einige Punkte fürs Erstellen einer professionellen Meeting-Agenda:

  • Binden Sie Ort, Datum, Beginn und Ende, Gastgeber, Raum, Teilnehmer und den Titel des Meetings ein
  • Verwenden Sie mehrere Spalten für Beschreibung, Zeitfenster und Referent eines Themas
  • Fügen Sie Themenbeschreibungen und/oder Ziele der Meeting-Aktivität mit ein
  • Denken Sie daran, die Agendavorlage optimal für Notizen-Machen und Aufgabenzuweisung zu machen

Einige Meeting Management-Systeme besitzen Funktionen, die das Notizen-Machen zu jedem Thema erlauben und automatisch das Meeting-Protokoll erstellen. Das spart Zeit und optimiert den Meeting-Prozess – und damit die Effizienz des Meetings.

Typische Meeting Agenda Struktur

Hier ein Beispiel einer typischen Struktur der Meeting-Agenda:

Thema Beginn Ende Referent
Typische Meeting Agenda 14:00 16:00 Don Draper
1. Vorstandssitzung 14:00 14:15 Peggy Olson
2. Vorhergehendes Protokoll 14:15 14:30 Joan Holloway
3. Thema 1 14:30 14:45 Ken Cosgrove
4. Thema 2 14:45 15:00 Bertram Cooper
5. Thema 3 etc. 15:00 15:10 Herman Phillips
6. Neues Geschäft 15:10 15:20 Roger Sterling
7. Zeitplan der nächsten Sitzung 15:20 15:30 Pete Campbell
8. Schlußbemerkungen 15:30 15:40 Lane Pryce
9. Genehmigung meeting-protokolle 15:40 16:00 Salvatore Romano

Tagesordnung Muster

Suchen Sie Hilfe beim Erstellen Ihrer Meeting-Agenda? Hier finden Sie einige Muster zu Meeting-Agendas. Sie können sich davon inspirieren lassen und sie so anpassen, dass sie Ihren Vorstellungen entsprechen. Wenn Sie die Agenda für ein Meeting einer ganzen Reihe erstellen, kann es erheblich Zeit sparen, wenn Sie die Meeting-Agenda eines früheren Meetings als Muster verwenden.

Weitere anpassbare Muster von Meeting-Agendas finden Sie im Microsoft Office.