Ordre du jour de réunion

Cette page fournit des informations utiles sur les ordres du jour de réunion, et vous aidera à créer différents types d'ordres du jour.

Un ordre du jour est une liste structurée des points à couvrir ou des activités à aborder durant une réunion. Les points de l'ordre du jour sont répertoriés dans l'ordre dans lequel la discussion doit se dérouler. Une tranche horaire spécifique est prévue pour chaque point, de façon à ce qu'aucun sujet ne soit négligé.

Conseils de rédaction d'ordre du jour de réunion

Plusieurs aspects entrent en compte dans la rédaction de l'ordre du jour d'une réunion. Voici une liste de conseils qui vous aideront à créer des ordres du jour efficaces :

  • Envisagez de faire appel à un outil de brainstorming ou à un logiciel de rédaction d'ordre du jour pour en définir la structure
  • Référez-vous aux ordres du jour des réunions antérieures pour vous inspirer de leur contenu et de leur format
  • Rassemblez les suggestions de tous les participants sur les thèmes à aborder
  • Transférez dans l'ordre du jour les sujets pertinents des réunions passées restés en suspens
  • Veillez à envisager suffisamment de pauses
  • Communiquez à chaque présentateur sa plage horaire et ce qu'il doit couvrir
  • Préparez et distribuez l'ordre du jour en temps utile avant la réunion
  • Déléguez les tâches préliminaires pour aider les participants à se préparer à la réunion
  • Signalez aux participants si leur présence est obligatoire ou facultative

Le succès d'une réunion repose en grande partie sur sa préparation. Veillez donc à respecter les horaires de chacun et à tirer le meilleur parti possible de la réunion.

Exécution de l'ordre du jour de la réunion

L'ordre du jour est là pour guider votre réunion, il vous revient donc de le suivre scrupuleusement. Si une conversation menace de faire dévier la réunion de ses objectifs, c'est à l'organisateur de la remettre sur la bonne voie. Voici quelques suggestions qui vous aideront à suivre vos ordres du jour de réunion :

  • Avant que la réunion ne commence, chargez quelqu'un de prendre des notes
  • Veillez à engager l'attention de tous les participants durant la réunion
  • Respectez les créneaux horaires associés à chaque sujet
  • Si une discussion dépasse le temps prévu, obtenez l'accord des participants avant de la poursuivre

Si vous travaillez dans une grande entreprise où les réunions sont très fréquentes, le recours à un logiciel de gestion de réunion peut s'avérer bénéfique.

Formats d'ordres du jour de réunion

Un ordre du jour peut se présenter de multiples manières, et certaines sociétés définissent leurs propres formats dans le but d'optimiser leurs activités de conduite de réunion. Vous trouverez ci-dessous des idées qui vous aideront à créer un ordre du jour de qualité professionnelle :

  • Indiquez le lieu, la date, l'horaire, le nom de l'animateur, la liste des participants et l'objet de la réunion
  • Indiquez la description, l'horaire et le présentateur de chaque sujet dans des colonnes séparées
  • Incluez les objectifs de toutes les activités prévues durant la réunion
  • Envisagez de créer un modèle d'ordre du jour pour faciliter la prise de notes et l'allocation des tâches

Certains logiciels de gestion de réunion disposent de fonctionnalités vous permettant d'associer des notes à chaque sujet et de créer le compte-rendu automatiquement à partir de ces notes, entraînant un gain de temps et de productivité appréciable et favorisant la rationalisation de l'ensemble du processus de conduite de réunion.

Structure typique d'un ordre du jour de réunion

Voici un exemple de structure d'un ordre du jour typique :

Sujet Heure de départ Heure de fin Présentateur
Ordre du jour typique 14:00 16:00 Don Draper
1. Discours d'ouverture 14:00 14:15 Peggy Olson
2. Examen et discussion des questions en suspens de la dernière réunion 14:15 14:30 Joan Holloway
3. Sujet 1 14:30 14:45 Ken Cosgrove
4. Sujet 2 14:45 15:00 Bertram Cooper
5. Sujet 3 etc. 15:00 15:10 Herman Phillips
6. Tout autre affaire 15:10 15:20 Roger Sterling
7. Horaire de la prochaine réunion 15:20 15:30 Pete Campbell
8. Discours de clôture 15:30 15:40 Lane Pryce
9. Approbation des comptes-rendus 15:40 16:00 Salvatore Romano

Modèle d'ordre du jour de réunion

Avez-vous besoin d'aide pour créer les ordres du jour de vos réunions ? Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples d'ordres du jour dont vous pourrez vous inspirer. Libre à vous bien sûr de les adapter selon vos besoins. Si vous préparez un ordre du jour pour la réunion suivante d'une série de réunions périodiques, il peut être utile de consulter les ordres du jour des réunions passées.

Notez que Microsoft Office propose également des modèles d'ordres du jour de réunion au format Word.